Wat is preventieve inzameling?

Wat is preventief herstel? Het is anticiperen. Iedere ondernemer krijgt wel eens te maken met betalingsachterstanden. Wat kunt u doen om dit soort situaties te voorkomen, om te voorkomen dat een van uw facturen onbetaald blijft? Hoe kunt u voorkomen dat vertragingen en onbetaalde schulden te zwaar gaan wegen op uw onderneming? Wat kun je plaatsen? En wat kan een incassobureau voor u doen? Hier zijn enkele nuttige tips:

1- Controleer regelmatig de contactgegevens van uw klanten.
Controleer tijdens elke offerte, bestelling, visueel of telefonisch contact de juistheid van de contactgegevens van uw klanten. Aarzel niet om een e-mailadres en een telefoon- of mobielnummer te vragen. Met goede en volledige contactgegevens komen uw facturen zekerder veilig aan, per post of per e-mail. Deze contactgegevens heeft u ook om uw herinneringen te sturen bij laattijdige betaling.

2- Pas uw algemene betalingsvoorwaarden aan.
In uw algemene betalingsvoorwaarden moeten de betalingsvoorwaarden van uw facturen zijn opgenomen, evenals de eventuele kosten bij laattijdige betaling. Ze mogen niet alleen op de achterkant van uw facturen verschijnen. U dient uw opdrachtgever altijd vooraf op de hoogte te stellen van uw voorwaarden. Ze moeten daarom ook op uw offertes en bestelformulieren vermeld worden. U kunt ze ook op strategische plaatsen laten verschijnen, zoals uw wachtkamer, receptie, uw website... een plaats waar uw klanten ze onvermijdelijk zullen kunnen lezen.

3- Stel een planning op en beheer uw factureringsstroom.
Of u nu de voorkeur geeft aan papierbeheer, een Excel-achtige tabel op uw computer gebruikt of een applicatie op uw smartphone (bijvoorbeeld MindYourBills), het opzetten van flowmanagement is nodig om te realiseren wat er betaald wordt en wat er betaald wordt. Regelmaat is belangrijk, zowel bij het versturen van uw facturen als bij het volgen van de betalingen. Zorg voor redelijke deadlines. Als uw facturen bijvoorbeeld betaalbaar zijn op de datum van ontvangst, wacht dan maximaal vijftien dagen vanaf de factuurdatum voordat u een betalingsherinnering stuurt.

4- Stuur een betalingsherinnering.
Eén herinnering is voldoende. U hoeft geen brieven en e-mails te vermenigvuldigen of telefonisch contact op te nemen met uw klanten. Vermijd de onnodige kosten van aangetekende verzending. Al deze procedures zijn kostbaar en verlengen de betalingstermijnen onnodig.
Geef op uw aanmaningen duidelijk aan aan welke acties uw klant wordt blootgesteld bij wanbetaling.

5- Bespaar tijd. Hulp krijgen.
Het ontbreekt u aan tijd, motivatie, enz. Het administratieve beheer is niet uw taak en ook niet uw prioriteit. Schakel een incassobureau in om uw administratieve lasten te verlichten. Wij zorgen namelijk niet alleen voor de invordering van uw onbetaalde facturen. Wij ondersteunen u vanaf het begin, of het nu gaat om advies bij het opstellen van uw algemene betalingsvoorwaarden, aanmaningsbrieven of andere precontentieuze documenten aangepast aan uw beroep. Preventief incasso bereidt u voor en beschermt u bij onbetaalde schulden.